Hand aufs Herz: Wie gut kennen Sie Ihre IT-Infrastruktur?
Wissen Sie, welche Softwareprodukte in welchen Versionen auf den Arbeitsgeräten aller Mitarbeitenden eingesetzt werden, um auf Security Vulnerabilities zu reagieren?
Wissen Sie, welche Windows Serverdienste mit einem hoch privilegierten AD-Konto laufen und wo Sie bei einem Passwortwechsel die Änderungen vornehmen müssen? Oder welcher Benutzer welche mobile Arbeitsstation benutzt?
Wenn Sie diese Fragen auf Knopfdruck beantworten können, ohne mühsam eine Bestandsaufnahme Ihrer IT-Infrastruktur durchführen zu müssen, ist das eine sehr gute Grundlage für eine gute IT-Dokumentation. Weitere Vorteile finden Sie in unserer Checkliste am Ende des Beitrags.
Können Sie die Fragen nicht beantworten bzw. nur mit händischer Überprüfung, dann ist dieser Blog-Beitrag und unsere Checkliste genau das Richtige für Sie. Wir zeigen Ihnen, was in eine IT-Inventarisierung gehört und warum sie unbedingt automatisiert erfolgen sollte.
Was gehört in eine vollständige IT-Inventarisierung?
Eine IT-Inventarisierung umfasst eine detaillierte Aufstellung aller im Unternehmen verwendeten IT-Assets inkl. Inventar-Nummer, Art des Gerätes, des Herstellers, das Modell und Seriennummer sowie der Standort, das Anschaffungsdatum, der aktuelle Zustand, Wert sowie viele weitere Eigenschaften.
Auf der einen Seite wird die gesamte Hardware erfasst: Sämtliche Laptops, Computer, mobile Geräte, Drucker, Monitore, etc. Besonders wichtig ist hierbei die Erfassung, wo sich das Gerät befindet, wer es benutzt und wie lange die Herstellergarantie läuft.
Auf der anderen Seite wird sämtliche Software dokumentiert. Welche Betriebssysteme in welcher Version laufen auf welchen Geräten, welche Lizenzen werden benötigt, welche Anwendungen laufen wo – und mit welchen Benutzerkonten.
Auch das gesamte Netzwerk und die Netzwerkkommunikation werden erfasst. Welche Netzwerkgeräte, welche Schnittstellen werden verwendet, wo gelten welche Berechtigungen. Eine Kommunikationsmatrix dokumentiert, welches System sich mit welchem System wann und wie unterhält.
Eine Netzwerk-Dokumentation visualisiert zusätzlich die Netzwerk-Typologie, also die physische und logische Anordnung von Geräten und Verbindungen, inkl. einer VLAN-Übersicht über das gesamte SWITCH-Netzwerk. Er zeigt sowohl die physische Verkabelung als auch den logischen Datenfluss und ist für das Management und die Fehlersuche unverzichtbar.
Warum automatisierte IT-Dokumentation heute unverzichtbar ist
In vielen Unternehmen existieren für die IT-Dokumentation immer noch verstreute Excel-Listen, veraltete Netzpläne oder unvollständige Geräteübersichten, die von wenigen Mitarbeiten gepflegt werden: Administratoren tragen Geräte, IP-Adressen, Softwarestände oder Benutzerinformationen häufig händisch ein. Doch jede manuelle Pflege birgt zwei zentrale Probleme: Sie kostet Zeit – und sie veraltet sofort.
Spätestens dann, wenn ein Audit ansteht, ein Sicherheitsvorfall auftritt oder ein Systemwechsel geplant ist, stoßen die händisch geführten Listen an ihre Grenzen. Eine automatisierte, wiederkehrende Dokumentation ist für die Gewährleistung einer sicheren IT-Infrastruktur und insbesondere vor dem Hintergrund verschärfter Compliance-Richtlinien wie der europäischen NI2-Richtlinie unverzichtbar.
Die automatisierte Erfassung scannt Netzwerke, erkennt Geräte, liest Konfigurationen und Softwarestände aus und aktualisiert alle Daten regelmäßig von sich aus.
Das Ergebnis: Eine stets aktuelle und vollständige Übersicht über alle Systeme, ohne dass jemand manuell eingreifen muss. So wird aus einer statischen Sammlung von Tabellen eine dynamische Systemübersicht der realen IT-Landschaft.
CMDB: Die zentrale Datenbank für Ihr IT-Asset-Management
Statt händischer Excel-Listen wird eine zentrale Datenbank für die IT-Inventarisierung genutzt. Die Configuration Management Database dokumentiert automatisiert alle IT-Assets wie Hardware, Software, Netzwerke sowie deren Beziehungen zueinander und hält diese auf dem aktuellen Stand.
Der Administrator kann nun bei Fragen z.B. zu Geräten, Freigaben oder Benutzerkonten einfach in der Datenbank nachschauen und automatisierte Berichte erstellen lassen.
Transparenz und Kontrolle im IT-Asset-Management
Wer kennt es nicht: Ein Mitarbeiter fragt nach der aktuellen IP eines bestimmten Servers oder nach der Firmware-Version eines Routers – und niemand weiß es genau.
Oder: Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen und es ist unklar, welche Konten er hatte (AD, M365, VPN, Interne Tools) – das Risiko verwaister Konten steigt.
Auch wenn ein Mitarbeiter die Abteilung wechselt und alte Berechtigungen aktiv bleiben, steigt das Risiko für Datenlecks und Audit-Verstöße.
In allen Fällen liegen die Informationen irgendwo, aber nicht zentral.
Durch automatisierte Netzwerkscans und zentrale Dokumentation von Hardware und Software sowie Benutzerkonten und Berechtigungen lassen sich diese Informationen in Sekundenschnelle abrufen und verarbeiten. Eine automatisierte IT-Inventarisierung sorgt damit für deutlich mehr Transparenz und Kontrolle im Asset-Management.
Mehr Sicherheit & NIS2-Compliance durch aktuelle IT-Daten
Was passiert, wenn eine Sicherheitslücke in einer bestimmten Softwareversion entdeckt wird oder eine Software-Lizenz abläuft?
Eine manuelle Erfassung kann die IT-Infrastruktur in diesen Fällen nicht ausreichend schützen. Automatisierte Erfassungen decken hingegen veraltete oder vergessene Geräte und Anwendungen rechtzeitig auf. Schwachstellen wie veraltete Softwareversionen werden so frühzeitig identifiziert.
Zusätzlich können Berichte und Dashboards automatisiert erstellt werden, die z.B. zeigen, welche Systeme nicht auf dem aktuellen Patch-Stand sind oder wo sicherheitsrelevante Konfigurationen fehlen. So wird die Dokumentation zum aktiven Bestandteil des Sicherheitsmanagements.
Darüber hinaus trägt eine kontinuierlich aktualisierte IT-Dokumentation wesentlich zur Erfüllung der NIS2-Anforderungen bei, da sie Transparenz über alle IT-Assets schafft, die Nachvollziehbarkeit von Sicherheitsmaßnahmen sicherstellt und eine schnelle Reaktion auf Vorfälle ermöglicht.
Automatische Berichte und Audit-Vorbereitung auf Knopfdruck
Ein Audit steht an und alle verwendeten IT-Assets und ihre Eigenschaften müssen nachgewiesen werden. Oder Softwarestände werden als Nachweis abgefragt.
Manuell ist dies viel Fleißarbeit. Eine automatisierte Dokumentation kann Berichte zur Überprüfung der IT-Systeme regelmäßig und standardisiert erzeugen. Ob Netzwerkpläne, Inventarlisten oder Software-Lizenzübersichten – alles lässt sich unkompliziert automatisch generieren. Damit reduziert sich nicht nur der Stress vor Audits oder Zertifizierungen, sondern auch die Unsicherheit, ob alle Daten korrekt und aktuell sind.
Die europäische NI2-Richtlinie verpflichtet viele Unternehmen zudem, regelmäßige Nachweise über ihre IT-Struktur und Sicherheitsmaßnahmen zu erbringen. Die Inventarisierung und Verwaltung über eine Configuration Management Database vereinfacht das Erstellen automatisierter Reports in kurzer Zeit.
IT-Wissen zentral sichern – unabhängig von einzelnen Personen
Der Klassiker: Ein Administrator verlässt das Unternehmen – und nimmt das Wissen über Systeme, Abhängigkeiten oder Eigenheiten einzelner Server mit. Wie wird sichergestellt, dass dieses Fachwissen nicht verloren geht?
Eine automatisierte Dokumentation erfasst dieses Wissen strukturiert und nachvollziehbar und wird zudem zentral abgelegt. Neue Mitarbeiter können sich schneller einarbeiten, und das Unternehmen bleibt handlungsfähig – selbst bei personellen Veränderungen.
Fazit – Automatisierte IT-Inventarisierung als Game-Changer
Die IT-Infrastruktur ist das Rückgrat jedes modernen Unternehmens. Ihre Komplexität wächst ständig – durch Cloud-Services, mobile Geräte und hybride Umgebungen. Eine veraltete oder unvollständige Dokumentation ist in diesem Umfeld ein Risiko, das sich kein Unternehmen mehr leisten sollte.
Eine automatisierte, wiederkehrende Dokumentation der IT-Infrastruktur schafft Transparenz, sichert Wissen, steigert die Effizienz, unterstützt Sicherheits- und Compliance-Anforderungen und entlastet die Ressourcen der IT-Abteilung.
Wie gehen Sie am besten bei der Umstellung von händischer zu automatisierte IT-Inventarisierung vor?
Wir beraten Sie gern, wie Sie einfach und effizient Ihre IT-Infrastruktur automatisiert erfassen. Vereinbaren Sie jetzt einen unverbindlichen Termin mit unserem Vertriebsteam!
Checkliste zur automatisierten IT-Inventarisierung
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